Arbeitsräume / Home Office einfach von der Steuer absetzen

Während viele Angestellt das Homeoffice erst in der Coronazeit für sich entdecken konnten, ist das heimische Büro für viele Selbstständige und Freiberufler ein alter Hut. Wer plant, länger von den eigenen vier Wänden aus zu arbeiten, der richtet sich in der Regel ein eigenes Arbeitszimmer ein. Computerarbeiten, Telefonate und andere Tätigkeiten gehen an einem richtigen Arbeitsplatz leichter von der Hand als beim improvisierten Büro auf dem Küchentisch. Zudem ist in einem separaten Zimmer auch Platz für Aktenschränke, Drucker und Co. Selbstverständlich entstehen nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch beim Beheizen und durch diverse elektrische Geräte Kosten. Glücklicherweise lässt sich ein Arbeitszimmer aber von der Steuer absetzen. Wir haben zusammengetragen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wann sich die Homeoffice-Pauschale als Alternative lohnt.

Der Arbeitsraum im steuerrechtlichen Kontext 

Ob ein Arbeitsraum steuerlich abgesetzt werden kann, ist stark davon abhängig, ob das heimische Büro in steuerrechtlichen Sinne auch als solches zu werten ist. Grundsätzlich handelt es sich dabei um einen separaten Raum, der ausschließlich oder zumindest überwiegend für berufliche Zwecke genutzt wird. Besonders wichtig ist hierbei der Zusatz „separat“. Ein Regal, Vorhang oder anderer Raumtrenner genügt demnach nicht. Wer sich also lediglich einen Schreibtisch im Wohnzimmer als Arbeitsecke einrichtet, kann diesen nicht als Arbeitsraum absetzen. Außerdem darf es sich um kein Durchgangszimmer handeln. Hierbei können sich Steuerzahler aber ggf. auf bestimmte Ausnahmen berufen. Dazu zählt unter anderem, eine Raumaufteilung, bei der sich gewisse Nebenräume wie das Schlafzimmer ausschließlich über diesen Raum erreichen lassen.

Ebenfalls ausgeschlossen sind hingegen reine Lagerräume oder Keller. Zusätzlich muss nach Abzug der beruflich genutzten Fläche ausreichend Wohnraum zur Verfügung stehen. Ausschlaggebend sind dabei aber keine festen Richtwerte, sondern die persönlichen Lebensverhältnisse des Steuerzahlers, was die Beurteilung manchmal schwierig macht. Festgelegt ist dafür hingegen, dass der Anteil der Privatnutzung des Raumes weniger als 10 Prozent betragen muss. Das bezieht sich auch auf den Anteil der im Arbeitszimmer befindlichen Möbel und Gegenstände. Die eigene Film- und Videospielsammlung im Arbeitszimmer unterzubringen, ist deshalb eher keine gute Idee. Eine letzte Voraussetzung betrifft den Arbeitsmittelpunkt. Selbstständige, die jeden Arbeitstag der Woche ihr Arbeitszimmer als solche nutzen, müssen sich an dieser Stelle keine Gedanken machen. Schwieriger kann es dafür für Arbeitnehmer sein, die nur gewisse Tage im Homeoffice verbringen.

Was kann abgesetzt werden?

Sind alle Kriterien erfüllt, können anteilig sowohl die Miete als auch die Nebenkosten abgesetzt werden. Sollte, das Arbeitszimmer nicht als solches anerkannt sein, gab es bis 2023 diesbezüglich eine Sonderregelung zum beschränkten Abzug. Diesen konnten Steuerzahler nutzen, wenn außer dem heimischen Arbeitsplatz keinen Zugang zu einem Büro oder anderen geeigneten Arbeitsräumen gab. Dann wurde der beschränkte Abzug in einer Höhe von maximal 1.250 Euro gewährt. In der Praxis traf diese Sonderregelung häufig auf Außendienstmitarbeiter und Lehrkräfte zu. Anstelle des beschränkten Abzugs ist heute die Homeoffice-Pauschale getreten, die jedoch anders berechnet wird.

Wie hoch die unbeschränkt abzugsfähigen Kosten für ein echtes Arbeitszimmer sind, entscheidet sich anhand verschiedener Faktoren. Im Steuerrecht ist hier zuerst von allgemeinen Raum-Aufwendungen die Rede. Für Eigentümer sind damit Finanzierungszinsen, Kosten für Reparatur und Erhalt der Immobilie sowie anfallende Gebühren, Steuern und Versicherungen und Kosten für Wasser als auch Strom gemeint. Mieter beziehen sich stattdessen auf ihre Kaltmiete und die anfallenden Nebenkosten (inklusive Kosten für Strom, Wasser, Reinigung und Renovierungen). Als Maßstab für die Raum-Aufwendungen gilt das Verhältnis von Arbeitszimmerfläche zur Gesamtwohnfläche. Hinzu kommen konkrete Raum-Aufwendungen, die sich ganz direkt dem Arbeitszimmer zuordnen lassen. Diese umfassen beispielsweise auch Kosten für den Umbau und die Raumausstattung.

Die Homeoffice-Pauschale als Alternative

Viele Arbeitszimmer erfüllen nicht die strengen Anforderungen des Fiskus, weshalb die Hürden für die Absetzung eines Arbeitszimmers dementsprechend hoch erscheinen. In vielen Fällen greifen Steuerzahler deshalb lieber auf die Homeoffice-Pauschale zurück, die im Jahressteuergesetz 2021 (für das Kalenderjahr 2020) das erste Mal vorgesehen war. Ausschlaggebender Grund für die Einführung der Pauschale war der Umstand, dass viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter während der Maßnahmen zur Pandemiebekämpfung in das Homeoffice geschickt haben. Zuerst hatte die Pauschale nur den Status einer Ausnahmeregelung, doch da von einem generellen Wandel der Arbeitskultur auszugehen ist, wurde die Pauschale mittlerweile fest im Gesetzestext verankert und zuletzt 2023 erhöht.

Zuvor war es möglich, für jeden Tag im Homeoffice eine Pauschale von 5 Euro anzusetzen. Die absetzbare Gesamtsumme war auf 600 Euro begrenzt. Dieser Höchstbetrag wurde somit bereits nach 120 Arbeitstagen erreicht. Seit 2023 beträgt die Steuerpauschale 6 Euro für maximal 210 Tage, wodurch bis zu 1.260 Euro im Jahr für das Arbeiten im Homeoffice absetzbar sind. Von der Pauschale profitieren viele Arbeitnehmer, aber auch Selbstständige, für die das Absetzen eines eigenen Arbeitszimmers nicht möglich ist. Einen großen Vorteil haben somit unter anderem Personen, die in der Informationswirtschaft tätig sind. Aktuelle Studien zeigen, dass rund ein Drittel aus diesem Bereich mindestens 51 Prozent der Arbeit im Homeoffice erledigen. Und selbst fast ein Drittel der Personen, die im verarbeitenden Gewerbe arbeiten, erledigen bis zu 10 Prozent anfallen Aufgaben von zuhause aus.

Praktische Tipps für das Arbeitszimmer

•  Wer sein Arbeitszimmer absetzen möchte, sollte schon bei der Planung und Einrichtung der Räumlichkeit darauf achten, dass die berufliche Nutzung klar erkennbar ist und eine eindeutige Trennung vom Privatleben stattfindet. Investitionen in absetzbare Ausstattung, wie ergonomische Möbel oder technische Hilfsmittel, sind somit gleich doppelt sinnvoll.
• Auch die sorgfältige Dokumentation aller absetzbaren Kosten ist entscheidend, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. Dazu zählt eine detaillierte Erfassung von Miet- oder Abschreibungskosten, Betriebskosten sowie Ausgaben für Renovierungen und die Ausstattung des Arbeitsraums.
• In schwierigen Sonderfällen, oder wenn es um Fragen der Steueroptimierung geht, lohnt sich das Hinzuziehen eines spezialisierten Steuerberaters. Das kann insbesondere bei den komplexen Regelungen zum Arbeitszimmer hilfreich und wichtig sein.